Avec la généralisation du télétravail due à la pandémie en 2020, Microsoft compte bien devenir la plateforme de collaboration professionnelle de référence en 2021. La firme a rapidement enrichi sa solution pour offrir à ses utilisateurs une collaboration renforcée, à la fois chez eux et au bureau. Dans cet article, je vais présenter les fonctionnalités attendues pour 2021, ainsi que mes prédictions et envies en lien avec Microsoft Teams. J’en profiterai également pour vous conseiller quelques bonnes pratiques de sécurité à appliquer à votre déploiement Teams.
- Tendances de Microsoft Teams en 2021
- Bonnes pratiques de sécurité pour Teams
- Mes prédictions et envies pour Teams en 2021
- Évolution future de Microsoft Teams
Tendances de Microsoft Teams en 2021
Je vais commencer par évoquer les fonctionnalités les plus importantes qui devraient faire leur apparition dans Microsoft Teams cette année, notamment en lien avec le retour au bureau et le respect des normes de conformité.
Retour au bureau
De nombreuses organisations commencent à revenir de manière progressive au présentiel. Toutefois, pour éviter que les bureaux ne soient trop densément occupés, elles ont besoin d’organiser le retour de leurs équipes. Microsoft Teams peut les y aider ! Microsoft Shifts permet aux managers et responsables de service de créer des emplois du temps, mais aussi aux utilisateurs de réserver leur bureau préféré directement depuis l’application Teams de bureau ou mobile. L’application Microsoft Shifts est proposée gratuitement avec toutes les licences Teams. Pour en savoir plus sur l’utilisation de Shifts, consultez l’article Return to Work – Office Space Distancing.
Amélioration de l’expérience offerte par les salles de réunions
L’année dernière, la pandémie a poussé Microsoft à publier diverses améliorations en lien avec l’expérience offerte par les salles de réunion, notamment avec l’invitation des téléphones de conférence Teams à proximité. Cette fonctionnalité permet aux participants d’échanger sans toucher d’appareils. En 2021, Microsoft devrait continuer à améliorer les salles de réunion pour accompagner le retour du travail en présentiel, avec :
- Notifications de capacité : une salle Microsoft Teams peut informer les participants à une réunion qu’ils sont trop nombreux.
- Commandes vocales : les participants peuvent utiliser des commandes vocales pour gérer les salles Microsoft Teams.
- Casting : les participants à une réunion peuvent diffuser le contenu de leur téléphone vers une salle Microsoft Teams.
- Télécommande de salle : les utilisateurs peuvent gérer les appareils de réunion par le biais de leur application mobile Teams, par exemple activer ou désactiver les microphones, régler le son ou quitter la réunion.
- Mise en service sans contact : les administrateurs peuvent mettre en service et se connecter à distance à des appareils Teams depuis le centre d’administration.
Microsoft propose également une nouvelle catégorie d’appareils Teams : les panneaux Microsoft Teams. Ces appareils sont installés à l’extérieur des salles de réunion et présentent des informations les concernant. Ils permettront aux utilisateurs de visualiser le planning de ces salles, de les réserver ou de déterminer quelles salles proches sont disponibles.
Innovations en lien avec les données vocales et appareils Teams
Microsoft continue de positionner Teams comme étant le remplaçant des anciens systèmes de téléphonie et propose à cet effet de nouvelles fonctionnalités et améliorations visant à renforcer la collaboration. La firme travaille déjà avec de nombreux fournisseurs sur la commercialisation d’appareils certifiés Teams, mais elle met actuellement les bouchées doubles pour faciliter autant que possible le remplacement des téléphones matériels.
Appels collaboratifs dans les canaux
La licence Système téléphonique de Microsoft Teams donne accès à diverses fonctionnalités vocales, notamment aux files d’attente d’appels. Les files d’attente d’appels répartissent les appels entrants entre les agents d’un groupe. Actuellement, Microsoft ne permet pas de générer de rapports en lien avec cette fonction, comme le nombre d’appels pris en charge par les agents. Plus tard au cours de l’année, Microsoft proposera une fonctionnalité d’appels collaboratifs (Collaborative Calling), qui permettra de lier une file d’attente d’appels à un canal Teams.
Les agents pourront ainsi collaborer tout en prenant des appels de la file d’attente. Les responsables d’équipe pourront quant à eux gérer les paramètres de la file d’attente. Cette fonction est conçue pour les équipes travaillant dans les services d’assistance informatique ou encore les hotlines des ressources humaines. J’ai hâte de la découvrir et de profiter de nouvelles possibilités de reporting.
Téléphones plus abordables
Microsoft continue de travailler d’arrache-pied avec les fournisseurs de matériel pour mettre sur le marché davantage d’appareils certifiés Teams. Au cours du 1er semestre 2021, ces partenaires vont commercialiser une nouvelle gamme de téléphones Teams abordables, troquant les écrans pour des boutons physiques. Ils intégreront un son de haute qualité et les fonctions essentielles liées aux appels. Ces téléphones seront parfaitement adaptés aux espaces communs et aux travailleurs de l’information qui ont seulement besoin de fonctionnalités de base. Consultez votre fournisseur actuel de matériel Microsoft Teams pour en savoir plus.
Toujours sur le sujet des téléphones, Microsoft prévoit également de prendre en charge des téléphones SIP non certifiés Teams, de marques comme Cisco, Yealink, Poly et bien d’autres. Cette fonctionnalité permettra aux organisations d’utiliser Microsoft Teams avec leurs systèmes SIP actuels, même si elles ne bénéficieront alors que des fonctionnalités de base liées aux appels. Les détails des modèles concernés n’ont pas encore été officialisés.
Les organisations pourront ainsi économiser sur les coûts initiaux de la migration vers la téléphonie Teams, en évitant de devoir acheter des téléphones de bureau. Toutefois, pour bénéficier de toute la richesse de l’expérience Microsoft Teams, elles devront investir dans des casques certifiés Teams. Microsoft prévoit de prendre en charge ces appareils au cours du premier semestre 2021.
Amélioration des réunions Teams
Les réunions Teams et les événements en direct sont parfaitement adaptés à la collaboration interne comme externe, mais de nombreuses organisations souhaitent également pouvoir organiser des webinars dans Teams. Au cours du premier semestre de cette année 2021, Microsoft va proposer l’ajout d’une page d’inscription sur mesure aux réunions Teams, permettant de gérer les participants. Une fois qu’une personne se sera inscrite à la réunion, elle recevra automatiquement une invitation par e-mail à ajouter à son calendrier. À l’issue de la réunion, ses organisateurs pourront consulter un tableau de bord détaillant qui y a effectivement participé.
En 2020, Microsoft a annoncé la disponibilité d’une nouvelle référence de module complémentaire Teams appelé Advanced Communications. Ce module offre des fonctionnalités étendues en lien avec les appels et les réunions pour plus de participants et de personnalisation. Ce nouveau forfait est d’ores et déjà disponible et permet aux organisations d’accueillir jusqu’à 20 000 personnes dans leurs événements en direct.
Plus tard au cours de l’année, le service prendra en charge des réunions interactives d’un maximum de 1 000 participants actifs (contre 300 aujourd’hui) et 20 000 participants en mode spectateur. Les organisations peuvent également personnaliser la salle d’attente des réunions aux couleurs de leur marque. Pour moi, la licence Advanced Communications présente surtout un intérêt pour les personnes ayant besoin de ces options supplémentaires pour les réunions.
Respect des exigences réglementaires et de sécurité
Alors que de plus en plus de charges de travail sont migrées vers le cloud, la sécurité reste une question prédominante pour les administrateurs de systèmes et de sécurité. Au cours de l’année, Microsoft va proposer aux organisations de nouveaux outils pour relever ce défi.
Apportez votre propre clé
Par défaut, Microsoft chiffre les données Teams au repos dans ses propres centres de données. Toutefois, l’éditeur propose en avant-première à certains clients d’utiliser leurs propres clés de chiffrement pour leurs données Teams. Cette possibilité sera proposée à tous les tenants plus tard dans l’année. Elle est déjà proposée pour d’autres services, notamment Exchange Online, SharePoint Online et OneDrive. Elle constitue un avantage certain pour les organisations contraintes par la réglementation de gérer leurs propres clés de chiffrement.
Améliorations de l’API Graph
L’exportation de contenus Teams depuis le centre d’administration Office 365 n’est pas idéale actuellement. Toutefois, Microsoft compte ajouter cette année à l’API Microsoft Graph une nouvelle fonctionnalité permettant d’exporter des messages. L’API Graph peut accéder aux conversations de groupe et conversations privées, ainsi qu’aux pièces jointes et fichiers multimédias. Les organisations peuvent exporter les messages à des fins d’archivage, d’indexation, d’e-discovery et de classification, afin de respecter des exigences réglementaires.
Bonnes pratiques de sécurité pour Teams
Les organisations se sont empressées de déployer Teams pendant la pandémie, mais un grand nombre d’entre elles n’ont peut-être pas pris le temps de passer en revue leurs stratégies de sécurisation des déploiements. Voici mes principaux conseils pour assurer la sécurité de vos utilisateurs sur Teams.
Accès invité
Avec l’accès invité, vos utilisateurs peuvent convier des personnes externes à l’organisation à participer au canal, aux conversations, aux documents et aux applications d’une équipe. Ces invités n’ont pas besoin de disposer d’un compte sur votre réseau pour se connecter et accéder à vos ressources. Ils peuvent utiliser leur compte professionnel actuel (via leur propre tenant Office 365) ou un compte de messagerie grand public (outlook.com, gmail.com ou autre).
Vous pouvez désactiver l’accès invité dans le centre d’administration Teams en vous rendant dans Paramètres à l’échelle de l’organisation > Accès invité. Si vous souhaitez le laisser activé, limitez les fonctionnalités auxquels les invités ont accès, comme les appels, les réunions et les messages. Vous pouvez également définir des listes de domaines autorisés ou bloqués dans Azure Active Directory pour limiter les domaines auxquels les invités sont autorisés à accéder.
Le 8 février 2021, Microsoft a modifié les paramètres par défaut des invités dans Microsoft Teams. Désormais, l’accès invité est activé par défaut chez les clients qui n’ont pas configuré ce paramètre. Cette évolution permet d’harmoniser le comportement de Teams avec les autres services d’Office 365. Si vous n’avez pas configuré l’accès invité sur votre tenant Teams, vérifiez que le paramétrage est conforme à vos attentes.
Accès externe
L’accès externe, ou fédération pour les administrateurs habitués à Lync et Skype, permet aux utilisateurs de passer des appels et de discuter avec des utilisateurs externes à l’organisation. Dans ce mode, l’utilisateur externe utilise son propre compte Teams ou Skype pour communiquer avec votre utilisateur interne. Cet accès ne permet pas à l’utilisateur externe de participer aux conversations qui se déroulent dans les canaux d’une équipe comme le permet l’accès invité.
Par défaut, un tenant Teams est associé à une fédération ouverte, ce qui signifie que les membres de votre organisation peuvent communiquer avec des organisations externes de n’importe quel domaine (en supposant que le domaine externe autorise lui aussi les communications). Comme pour l’accès invité, les administrateurs peuvent définir des listes de domaines autorisés ou bloqués afin de limiter la communication fédérée.
Pour configurer la fédération, dans le centre d’administration de Teams, rendez-vous dans Paramètres à l’échelle de l’organisation > Accès externe. Depuis cette section, vous pouvez autoriser vos utilisateurs à communiquer avec d’autres utilisateurs Teams, Skype organisation ou Skype pour le grand public. Si vous ajoutez des domaines autorisés, tous les autres domaines seront bloqués. Inversement, si vous ajoutez des domaines bloqués, tous les autres seront autorisés. Vous ne pouvez pas mêler des domaines autorisés et bloqués dans la liste. Si vous désactivez l’accès externe, les utilisateurs peuvent toujours rejoindre les réunions de votre organisation par l’intermédiaire de l’accès anonyme (si autorisé).
Stratégies de réunion
Les stratégies de réunion permettent de jouer sur de nombreuses options de sécurité pour vos réunions Teams. Vous pouvez y accéder en vous rendant dans Réunions > Stratégies de réunion. Voici les paramètres que je recommande pour certains de ces contrôles :
- Autoriser un participant externe à donner ou à demander le contrôle : désactivez ce paramètre pour que seuls des utilisateurs internes puissent contrôler l’écran d’un présentateur
- Autoriser les personnes anonymes à démarrer une réunion : désactivez ce paramètre pour éviter que des utilisateurs non authentifiés ayant rejoint une réunion puissent la démarrer sans qu’une personne authentifiée ne soit présente
- Rôles possédant des droits de présentateur pour les réunions : configurez ce paramètre de sorte que chaque membre de l’organisation soit automatiquement un présentateur et que les utilisateurs externes soient des participants. Les participants disposent de moins de droits dans une réunion. L’organisateur de la réunion peut modifier ce paramètre lorsqu’il programme une réunion.
- Admettre automatiquement les personnes : configurez ce paramètre de sorte que chaque membre de votre organisation soit automatiquement accepté dans la réunion, mais que les personnes externes doivent passer par la salle d’attente.
Pour une sécurité renforcée, rendez-vous dans Réunions > Paramètres de réunion et désactivez l’accès des utilisateurs anonymes aux réunions. Si vous avez configuré des domaines autorisés ou bloqués dans les paramètres des accès externes, alors seuls les utilisateurs externes de ces domaines pourront participer à vos réunions.
Mes prédictions et envies pour Teams en 2021
Microsoft Teams évolue très rapidement. Voici quelques-unes de mes prédictions, mais aussi de mes envies pour l’avenir :
- Intégration renforcée à Cortana : Microsoft permet de contrôler les salles Teams via Cortana, et je pense que cette intégration se poursuivra à un niveau plus personnel par le biais des appareils et de l’application pour ordinateur.
- Amélioration du client : la possibilité d’afficher les réunions, conversations et applications dans leurs propres fenêtres est un vrai pas en avant en matière d’interface. J’aimerais désormais pouvoir ouvrir plusieurs instances du client et gérer plus d’onglets dans la fenêtre de conversation.
- Gestion optimisée du passage d’un tenant à l’autre : lorsque vous êtes invité sur un tenant, passer à un autre tenant avec le client Teams est un peu compliqué. La vitesse du passage d’un tenant à l’autre a certes accéléré, mais j’aimerais un modèle semblable au basculement d’un espace de travail à l’autre proposé par Slack.
Évolution future de Microsoft Teams
En 2020, Microsoft Teams a évolué rapidement en raison de la pandémie. Microsoft va garder cet élan en 2021 pour asseoir la position de sa solution dans le monde de la collaboration d’organisation. Pour en savoir plus sur la sécurisation de Microsoft Teams, consultez How to Use Microsoft Teams Safely and Safely.
