4 Tipps für eine sinnvolle Archivierung veralteter Daten

Heutzutage scheinen sich alle IT-Abteilungen auf den Grundsatz zu berufen: „Weniger ist mehr!“  Dieses grundlegende wirtschaftliche Konzept der Knappheit betrifft im Moment viele IT-Teams und das nicht nur im Sinne der Angestelltenzahl, sondern auch bezüglich der Speicherkapazität.  IT-Abteilungen sind dazu aufgefordert, ständig wachsende Datenmengen in unverändert großen Speicherinfrastrukturen unterzubringen.

Was können wir angesichts dieser Tatsachen tun? Das Gleiche, das wir auch mit vollen Festplatten an unserem PC machen – veraltete und nicht länger gebrauchte Daten ermitteln und diese archivieren oder löschen, um Platz zu schaffen und den Kauf neuer Speichermedien aufzuschieben.

Veraltete Daten: Ein verbreitetes Problem

Vor ein paar Wochen hatte ich die Gelegenheit, die VMWorld Barcelona zu besuchen, und mit mehreren Speicheradministratoren zu sprechen. Die große Mehrheit war auf der Suche nach einer effizienten Möglichkeit, veraltete Daten zu identifizieren und zu archivieren. Leider endeten die meisten dieser Gespräche mit dem gleichen Resultat: „Ja, wir haben Unmengen an veralteten Daten, wissen aber nicht, wie wir diese verwalten sollen.“

Das Problem dabei ist, dass die meisten verfügbaren Standard-Lösungen die zu archivierenden Daten nach dem „letzten Zugriffsdatum“ der Datei auswählen. Dieser Ansatz ist allerdings weder präzise genug noch sonderlich effektiv.

Der Grund dafür:

Automatisierte Prozesse wie Search Indexer, Backup-Tools und Anti-Viren-Programme sind dafür bekannt, das Zugriffsdatum zu aktualisieren – uns geht es jedoch ausschließlich um die Aktivität des menschlichen Benutzers. Die einzige Möglichkeit, um zu wissen, ob Menschen Daten verändern, besteht darin, die Handlungen der jeweiligen Person zu verfolgen, d. h. einen Audit Trail der Zugriffsaktivität zu erstellen. Und wenn man sich bisher auf das „letzte Zugriffsdatum“ verlassen hat, muss man dieses jetzt zusätzlich auch wirklich überprüfen. Das bedeutet, dass Sie bei jeder Suche alle individuellen Dateien betrachten müssen.

Wenn man bedenkt, dass Datenmengen jährlich um rund 50 % wachsen und etwa 70 % dieser Daten innerhalb von 90 Tagen nach ihrer Erstellung veraltet sind, wird deutlich, dass die Identifizierung von veralteten Daten nicht nur eine riesige Herausforderung ist, sondern auch ein wesentliches Potential zur Kostenreduzierung bietet.

4 Tipps für eine sinnvolle Archivierung veralteter Daten

Die folgenden 4 Tipps für die Identifizierung und Bereinigung von veralteten Daten sollen Unternehmen dabei helfen, eine Lösung für die effiziente Verwaltung veralteter Daten zu finden und dabei den gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung und Löschung von Daten zu entsprechen:

1. Die richtigen Metadaten
Um veraltete Daten korrekt und sicher identifizieren zu können, benötigen wir die richtigen Metadaten, d. h. Metadaten, die die Realität unserer Daten widerspiegeln und Fragen präzise beantworten können. Wir müssen nicht nur wissen, welche Daten in den letzten drei Monaten unberührt blieben, sondern auch, wer als letztes auf sie zugegriffen hat, wer Zugriff darauf hat und ob die Daten empfindliche Informationen enthalten. Verschiedene Metadaten miteinander in Beziehung zu setzen, bietet den entsprechenden Kontext, damit Speicheradministratoren durchdachte und auf Metadaten-basierende Entscheidungen über veraltete Daten treffen können.

2. Ein Audit Trail der Aktivität von menschlichen Benutzern
Wir müssen das Verhalten unserer Benutzer nachvollziehen – wie greifen sie auf Daten zu, welche Daten werden häufig genutzt und welche Daten bleiben unberührt. Ein Audit Trail bietet Ihnen eine Liste aller durch menschliche Benutzer gemachten Änderungen, sodass Sie nicht länger manuell alle Daten oder Ordner kontrollieren müssen, um den „letzten Zugriff“ zu prüfen.  Der Audit Trail ist für schnelle und sichere Scans nach veralteten Daten wesentlich, ist aber auch von großer Bedeutung für die Forensik, Verhaltensanalyse und kritische Helpdesk-Situationen („Hey! Wer hat meine Datei gelöscht?“)

3. Granulare Datenauswahl
Nicht alle Daten werden auf die gleiche Weise erstellt. HR-Daten haben möglicherweise andere Archivierungskriterien als Finanz- oder Rechtsdaten. Jedes Datenset könnte über andere Regeln verfügen, sodass es wichtig ist, so viel Spielraum wie möglich zu haben. Man könnte zum Beispiel Daten basierend auf dem letzten Zugriff auswählen, aber auch basierend auf der Empfindlichkeit des Inhalts (z. B. PII, PCI, HIPAA) oder auf dem Profil der Benutzer, die Daten am häufigsten verwenden (C-Ebene vs. Helpdesk).
Die Fähigkeit der granularen Datenauswahl bei der Unterteilung und Analyse von Daten, um sicher bestimmen zu können, welche Daten (wie) von einer bestimmten Aktion betroffen sein werden, wird das Leben von Speicheradministratoren deutlich vereinfachen.

4. Automatisierung
Abschließend muss es einen Weg geben, um die Auswahl, Archivierung und Löschung von Daten automatisieren zu können. Die Identifizierung von veralteten Daten darf keine zusätzlichen IT-Ressourcen in Anspruch nehmen, da anderenfalls die Einsparungen der Speichermedien ausgeglichen werden. Wie bereits zu Beginn festgestellt wurde, ist die IT stets bemüht, aus weniger mehr zu machen – intelligente Automatisierung ist dabei der Schlüssel. Die Fähigkeit, veraltete Daten automatisch basierend auf Metadaten identifizieren, archivieren oder löschen zu können, macht dies zu einer nachhaltigen und effizienten Aufgabe, die Zeit und Geld sparen kann.

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Fotocredit: austinevan

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