Verantwortungsvolle Datenvernichtung mithilfe automatisierter Prozesse

von Kris Keyser

Dass die Daten auf Unternehmensservern exponentiell wachsen, ist kein Geheimnis. Am laufenden Band werden Dokumente, Präsentationen, Audio- und Videodaten, Tabellenkalkulationen und sonstige Dateien erstellt und auf Server verschoben. Nach einer Weile wird das meiste davon nur noch selten oder gar nicht mehr verwendet. Viele dieser veralteten Informationen müssen jedoch aufbewahrt werden, um gesetzliche Compliance-Anforderungen einzuhalten oder Business Continuity sicherzustellen.

Viele IT-Abteilungen stehen der Aufgabe gegenüber, entweder ständig ihre Speicherinfrastruktur zu erweitern oder zu versuchen, genau zu bestimmen, welche Daten auf sichere Weise vernichtet werden können. Die erste Option ist teuer und bedeutet, hohe Kosten für Informationen in Kauf zu nehmen, die Sie nie wieder brauchen werden. Die zweite Option kann personalintensiv und somit ebenfalls kostspielig sein, insbesondere, wenn Sie über keinen automatisierten Prozess verfügen.

Sehen wir uns die zur Verfügung stehenden Optionen doch genauer an.

Nichts tun

Es scheint zwar die einfachste Lösung zu sein, die Hardware kontinuierlich zu erweitern und jedes einzelne Bit aufzubewahren, falls es doch noch einmal gebraucht werden sollte, doch dieser Ansatz ist schlicht und einfach nicht praktikabel. Durch die Ansammlung riesiger Datenberge wird es für die Nutzer immer schwieriger, wichtige Daten zu finden. Der e-Discovery-Prozess wird verlangsamt, die Server verlieren drastisch an Performance oder stürzen ab, und das Ganze kostet Ihr Unternehmen sehr viel Zeit und Geld.

Irgendetwas tun

Falsche Maßnahmen können genauso viel Schaden anrichten. Die Löschung des alten E-Mail-Archivs Ihres CEO führt möglicherweise zu einem sehr unangenehmen Gespräch; die Vernichtung von Daten, zu deren Aufbewahrung Sie gesetzlich verpflichtet sind (aufgrund von HIPAA, HITECH, SOX usw.), kann Leute ihre Jobs kosten und sogar vor Gericht enden. Kein IT-Experte möchte jemals mit dieser Art von Problemen konfrontiert werden.

Das Richtige tun

Jetzt sollte eindeutig klar sein, warum angemessene Maßnahmen zur verantwortungsvollen Datenvernichtung für das Überleben aller Unternehmen, insbesondere derer mit sensiblen Daten, so wichtig sind. Die richtigen Methoden können Zeit und Geld sparen, indem der Prozess zur Vernichtung nutzloser Daten optimiert wird und Administratoren sich auf dringendere Themen konzentrieren können.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass der Prozess an sich beträchtlichen Planungsaufwand und/oder hochentwickelte Technologien erfordert, die die meisten lästigen Aufgaben übernehmen, dann sollten Sie sich Automatisierungstechnologien wie die Varonis Data Transport Engine ansehen. Die Varonis DTE vereinfacht den Prozess der verantwortungsvollen Datenvernichtung mithilfe des Metadata Frameworks und erlaubt es Administratoren, Daten automatisch und kontinuierlich zu löschen – auf Basis einer Vielzahl von Kriterien wie Dateiinhalt oder Datum des letzten Zugriffs durch Nutzer. Eine versehentliche Löschung von Informationen, zu deren Aufbewahrung Sie verpflichtet sind, wird so verhindert, während Daten, die sicher entfernt werden können, in den Bit-Himmel oder zu /dev/null gelangen.

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