von David Gibson
Schon wieder. Es passiert mehrmals pro Jahr: Ich erhalte eine automatisch generierte E-Mail mit dem Hinweis, dass in Bezug auf meine Daten einige Entscheidungen zu treffen sind. Dabei ist mein Postfach nicht einmal klein. Doch heute Früh waren bereits 9,3 der mir zugewiesenen 10 GB belegt. Außerdem wurde ich heute darüber benachrichtigt, dass auch der Dateiserver meines Teams aus allen Nähten platzt. Also noch mehr Datenmanagement-Entscheidungen. Es lässt sich nicht verhindern – egal, wie groß unsere Postfächer und Dateiserver auch sind, früher oder später sind sie voll.
Dabei fällt mir auf, dass sich unsere Arbeitsweise zwar grundlegend verändert hat, die Abläufe aber im Großen und Ganzen dieselben geblieben sind. Wir verwenden mehrere Laptops und PCs, Smartphones und Tablet-Computer sowie Cloud-fähige Filesharing-Systeme. Dennoch erstellen wir jeden Tag Dateien, senden sie uns gegenseitig zur Überprüfung zu, bearbeiten sie und schicken sie zurück, versenden die neue Version, veröffentlichen die Dateien und wiederholen das Ganze immer wieder – mit Textverarbeitungsdokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, Bildern, Audio- und Videodateien. Unsere tägliche Arbeit basiert auf digitalen Objekten. Wahrscheinlich sollte ich stolz sein, denn wir haben so hart gearbeitet, dass unsere Dateisysteme und Postfächer randvoll sind. Doch statt einer Auszeichnung erhalten wir eine automatisch generierte Beschwerde-E-Mail und werden aufgefordert, das Datenchaos gefälligst zu beseitigen.
Jetzt müssen Entscheidungen getroffen werden: Was können wir löschen oder an einem anderen Ort speichern? Was muss archiviert werden? Doch dafür müssen wir erst einmal wissen: Welche Informationen verwenden wir nicht? Welche großen Datenmengen werden gar nicht genutzt? Wer benötigt weiterhin Zugriff auf die Daten, wenn diese an einen anderen Ort verschoben werden? Befinden sich vertrauliche Informationen darunter, die geschützt werden müssen?
Metadaten wären zur Klärung dieser Fragen sicher nützlich. Gut, dass ich für Varonis arbeite – denn unser Metadaten-Framework ist darauf ausgelegt, derartige Fragen innerhalb weniger Minuten zu beantworten. Zum Glück! Für heute habe ich nämlich noch jede Menge Arbeit auf dem Schreibtisch – und das Hin- und Herschieben von Dateien, um Platz einzusparen, gehört nicht dazu.
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Wie soll ich vorgehen?
Im Folgenden finden Sie drei Möglichkeiten, wie Sie das Datenrisiko in Ihrem Unternehmen verringern können:
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