Ihr Postfach ist fast voll

von David Gibson

Nicht schon wieder! Es passiert mehrere Male im Jahr – eine automatische E-Mail, die mich darauf hinweist, dass ich mein Postfach und somit meine Daten aufräumen muss. Dabei handelt es sich nicht einmal um ein kleines Postfach – aber an diesem Morgen habe ich es auf 9,3 GB meiner erlaubten 10-GB-Speicherkapazität geschafft. Hinzu kommt, dass mir heute mitgeteilt wurde, dass auch die Kapazität der Filesharing-Anwendungen meines Teams ausgeschöpft ist, so dass ich sogar noch mehr Aufräumarbeiten in meiner Datenspeicherung durchführen muss. Ganz gleich, wie groß unsere Postfächer und Dateiserver auch sein mögen, irgendwann werden sie alle voll sein.

Trotz der unzähligen Veränderungen in unserer täglichen Arbeitsweise hat sich an unserem Arbeitsablauf anscheinend nicht viel geändert. Wir haben mehrere Laptops und Workstations, Smartphones und Tablets, ebenso wie Cloud-fähige gemeinsame Ordner und dennoch erstellen wir jeden Tag neue Dateien, senden diese zur Prüfung und Überarbeitung an andere, um sie dann zur weiteren Bearbeitung, Veröffentlichung oder Vervielfältigung zurückzubekommen. Das betrifft Textverarbeitungsdokumente, Tabellen, Präsentationen, Bilder, Audio- und Videodateien. Alle Bereiche unseres Unternehmens arbeiten mit diesen digitalen Werten und vielleicht sollte ich stolz auf die große Datenmenge in unseren Fileshares und Postfächern sein, immerhin steht dies für unsere geleistete Arbeit. Statt eines Lobs bekomme ich allerdings eine maschinell erfasste garstige E-Mail, die mich zum Aufräumen meines Chaos auffordert.

Hier die Entscheidungen, die ich nun treffen muss: Welche Daten kann ich löschen oder anderswo ablegen? Was muss archiviert werden? Um diese Entscheidung zu treffen, muss ich mich fragen, welche Daten wir nicht länger verwenden? Welche „großen“ Daten verwenden wir nicht mehr? Wer benötigt Zugriff, wenn ich Daten an anderen Orten ablege? Gibt es Inhalte, die unbedingt vertraulich bleiben müssen?

Ich könnte sicherlich auf einige Metadaten zurückgreifen, die mir bei der Bentwortung dieser Fragen helfen. Glücklicherweise arbeite ich für Varonis und unser Metadaten-Framework wurde speziell entwickelt, um diese Fragen in wenigen Minuten zu beantworten. Was für eine Erleichterung, immerhin habe ich eine Menge Arbeit, die heute gemacht werden will, die nicht das Verschieben von Daten zur Platzschaffung betrifft.

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